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プレゼンでの発表のコツを掴む!構成と流れのテクニック3つ

   

プレゼンテーションをすることになったけど、どうまとめたらいいのか分からない。。。

いつもパワーポイントを使ったプレゼンをしているけど、いまいち伝わっていないような気がする。。。

人前で発表するときには、話し方はもちろん、事前準備も必要です。メッセージを効果的に伝えるためにとても役立つのがパワーポイント(以下パワポ)ですが、使い方によってはパワポに頼りがちになってしまったり、逆にメッセージがわかりにくくなってしまったりします。

まずは何の話をするか、プレゼンテーションの構成や流れをしっかりと決めることが大切です。

ジェリー・ワイズマン著『パワー・プレゼンテーション』では、そのプレゼンの構成に関して、具体的にどのように考えていけばよいかという道筋が書かれています。私が参考になると思った箇所を抜粋します。

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1.とにかくアイデアを出し切る


著者が進めているのが、ブレインストーミングです。

準備するプレゼンに関して、アイデアが浮かんだらとにかくすぐメモ

そしてアイデアのや質に限らず、とにかく頭に浮かんだ順番に、どんどん書き出していきます。もうこれ以上思い浮かばないな~と思うくらい出し切ります。

そうしてアイデアを出し切った後、できた情報の山をもとにその情報を一つ一つ整理していきます。その段階で、必要な情報と必要ではない情報を取捨選択できるようになります。

とにかく頭の中にある考えを出し切ってしまうことで、今回のプレゼンに何が必要な情報なのかクリアになってきます。


2.A地点→B地点の構図を決める


プレゼンでの流れは A地点 → B地点 と考えます。

何かを伝えるためのプレゼンですよね。その伝える何か、最終的に到達したいメッセージがB地点です。

A地点は出発点です。出発点Aから始まり、最終的に一番伝えたいメッセージ、B地点までの道のりがプレゼンテーションなのです。

ですから最初にそのプレゼンで到達したいB地点は何なのか決めましょう。

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3.聞き手を分析する


そして、プレゼンを聞く人がどのような人たちなのかも分析します。
これは主に
・属性
・知識レベル
・WIIF(後述)

この3つに絞って考えます。

● 属性


聞き手がどういうグループに属しているかを考えます。

例えば会社ならば、社内向けのプレゼンと外部の人向けへのプレゼンは大きく変わってきます。

同じ社内であっても、部署によって話が全く通じない分野もあるかもしれませんし、社外向けであっても、年齢層や社会層、学生向けか社会人向けかによっても変わってきます。

● 知識レベル


プレゼンを聞く人の知識レベルも内容に大きくかかわってきます。

この場合学歴ということではなく、例えばプレゼンのテーマに関わっている人たちなのか、そのテーマに関して全くの初心者なのか、ということもとても重要です。

テーマについて知識がある人々が集まっているなら専門用語などを使って説明していくほうがわかりやすいですが、テーマについて全く知識のない人が対象の場合、専門用語は避け、もっと一般的な言葉を用いて説明していく必要があります。

● WIIFY(What's in it for you?)相手にとって何の役に立つのか?


これは著者が本のあちこちに言及しているもので、相手にとって何の役に立つのかのポイントを明確にしておくことです。

聞いている人は、自分にとって役に立つ情報があるときにはじめて興味を示します

逆にこのWIIFYがないと、聞き手はすぐに興味を示さなくなったり、何を伝えたいのかわからない、という状態になります。

WIIFYを示した瞬間に、聞き手は「そんな恩恵が自分にもたらされるのか」と身を乗り出してきます。

『それでは、これがどのようにあなたの役に立つのか?見ていきましょう』
『これはあなたにとって次のような効果をもたらします。つまり・・・』


といったフレーズを入れながら、効果的に聞き手の興味を惹いていきましょう。


まとめ


もちろんこのほか、プレゼンの場所や会場の大きさ、機材なども考慮する必要があります。

が、まずこの3点に絞るだけでもプレゼンの焦点がよりクリアになってアイデアがより伝わりやすくなるはずです。

著者が強調するのは、なるべくシンプルにすること

情報量を絞ることで、より大切な情報にちゃんとスポットが当たるようになるからです。

ぜひ参考にしてみてください。

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